Como automatizar a distribuição de leads para representantes comerciais

Data

Por Valentina Sales - 29 de Outubro de 2019

A distribuição de leads é uma importante parte na gestão de venda. Isso não significa que ela não possa ser automatizada, para dar mais tempo para que gestores façam a parte estratégica de vendas e representantes comerciais vendam mais. Com a HubSpot, isso é possível e eu vou te mostrar como:

Disponível para nos planos do Sales Hub Professional e Enterprise, esta funcionalidade permite que você reveze a atribuição dos leads entre vários usuários HubSpot, ou entre equipes, de maneira uniforme.

Para ativar a automação de distribuição de leads da HubSpot você deve seguir os seguintes passos:

  1. No menu principal, clique eu “Automação > Fluxos de Trabalho”. Em seguida, clique no botão “Criar fluxo de trabalho”.

    Como criar Fluxo de Trabalho
  2. Uma nova página se abrirá. A HubSpot já possui um modelo pronto. Portanto você NÃO precisa criar do zero. Basta selecionar o fluxo de trabalho com o nome “Atribuir novos leads da web” em “Modelos” e depois clicar no botão “Próximo”.

    Selecionar modelo se fluxo de trabalho
  3. Agora é hora de escolher quais os tipos de leads serão distribuídos para os representantes comerciais. Como configuração inicial, a HubSpot coloca os contatos que surgem a partir de quaisquer formulários em todas as páginas. No entanto usá-los dessa maneira irá trazer muitos leads desqualificados, reduzindo muito a eficiência da equipe comercial.

    1. A maneira correta de configurar os tipos de contatos varia muito de acordo com o processo comercial, as atribuições do time de vendas, e os tipos de negócios de cada empresa. Por isso, é importante pensar quais ações (preencheu algum formulário específico) ou configurações do contato (qual é o seu Ciclo de Vida) definem podem definí-lo como um lead quente.
    2. No modelo mais básico, você pode escolher distribuir esses contatos apenas a partir do momento que são identificados como SQL, ou seja quando estão preparados para a abordagem comercial dos representantes (como mostra o GIF abaixo).
    3. Mas, em processos de vendas mais complexos, com diferentes times de vendas, você definir como ponto de partida para a distribuição dos leads, o preenchimento em certos formulários, por tipos de listas, entre muitos outros. O importante é que você entenda que é possível distribuir seus leads de infinitas maneiras.

      Definir leads para distribuição
  4. Em seguida, você precisa definir quem serão os representantes que receberão os leads definidos. Você pode escolher por usuários específicos da sua conta HubSpot, ou para toda uma equipe. É importante também que você preste atenção quanto a substituição de um proprietário (representante responsável pelo contato), para não causar problemas no time de vendas.

*ATENÇÃO: a distribuição automática de leads não leva em consideração o número de contatos que cada representante já possui. O que ele faz é distribuir os novos contatos de forma igualitária entre eles.

Ao finalizar esse processo, os novos leads configurados começarão a ser distribuídos de forma uniforme entre seus representantes comerciais. Fácil, né?

Abaixo eu separei 4 dicas que vão aumentar ainda mais os seus resultados. Confira:

  1. Após configurar a distribuição dos leads, crie automações personalizados de e-mails para os representantes comerciais, assim que os contatos são atribuídos. Dessa maneira você garante que o lead tenha uma resposta rápida, mesmo que seja apenas para marcar uma reunião com o representante.
  2. Toda vez que um novo lead é distribuído para o representante comercial, ele recebe uma mensagem automática da HubSpot. Mas, dá pra fazer muito mais! Minha dica é criar um e-mail personalizado de notificação, com dicas para os vendedores sobre os próximos passos ou até mesmo o Playbook de vendas (especialmente em times de vendas com pouca experiência.
  3. Também recomendo criar um e-mail notificando o vendedor da urgência de entrar em contato com determinados leads, caso ele fique tempo demais sem nenhum contato do time comercial. Isso evita que o possível cliente se sinta esquecido ou abandonado.
  4. Um e-mail urgente não é o suficiente. Com um mercado cada vez mais competitivo e clientes cada vez mais autônomos, você não pode deixar seus leads esperando. Por isso, minha recomendação é definir um prazo para o representante entrar em contato (após o e-mail de urgência), e caso ele não consiga, uma automação de redistribuição do lead para outro representante.

Essas são apenas algumas das infinitas possibilidades de automatização da sua operação de vendas para garantir clientes mais felizes e, consequentemente, mais resultados para sua empresa.

Agora, se você quiser liberar TODO O POTENCIAL do seu time de vendas, então você precisa falar com um de nossos especialistas. A NA5 é a maior referência em integrações da HubSpot no Brasil e vamos te ajudar a fazer sua empresa crescer mais rápido.

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