Crie campos obrigatórios no sistema de Tickets da HubSpot

Data

Por Valentina Sales - 30 de Julho de 2018

Agora está disponível no HubSpot Service Hub Professional a possibilidade de customizar as informações coletadas pelo seu time quando um ticket se move de um estágio para outro.

Isso é ótimo, pois você pode exigir que determinadas informações sejam preenchidas para que um ticket se mova para um estágio específico.

Dessa forma, você poderia, por exemplo, atrelar que algumas tarefas sejam realizadas pelos atendentes (Customer Success) para que o seu resultado seja preenchido em um campo específico para que os chamados sejam concluídos e mudar de estágio.

Por que campos obrigatórios são importantes em um sistema de ticket

Como um líder de suporte ao cliente, você precisa de dados consistentes em todos os pontos do seu processo de suporte. Quanto mais consistente a informação, mais previsível é o seu resultado.

Dessa forma, melhor você poderá prever o seu mês, agir nos seus tickets e orientar seu time. Mas, para ter dados consistentes, seu time precisa ter um processo consistente.

Com essa novidade do HubSpot Service Hub Professional, você pode assegurar que todos os seus agentes de suporte estão coletando as mesmas informações conforme eles movem os tickets através do painel de atendimento. O painel dos chamados tem uma visão similar aos sistemas de gerenciamento de projetos em kanban e do pipeline de vendas do HubSpot CRM).

E, para aqueles pontos de dados que são extremamente críticos, você pode obrigar que os campos sejam preenchidos antes que um ticket mova de estágio.

Como configurar campos obrigatórios no HubSpot Service Hub

Navegue em Configurações > Tickets do HubSpot e selecione o "pipeline" que deseja editar.

 

 

Clique em "Editar Propriedades" dentro da nova coluna "Atualizar propriedades de estágio". Faça isso para cada estágio onde você gostaria de definir campos (propriedades) obrigatórios.

No lado esquerdo, marque as propriedades que você gostaria que os atendentes (operadores) visualizem quando eles moverem os tickets para esse estágio. Se você gostaria que alguma dessas propriedades sejam obrigatórias, selecione a coluna "Requerido" à sua direita. Uma vez feito isso, salve as alterações.

 

 

Na próxima vez que um operador (representante) estiver movendo um ticket para aquele estágio, ele verá uma solicitação rápida pedindo para ele preencher as propriedades que você selecionou e configurou como obrigatórios.

Importante:

  • As mudanças nas propriedades do estágio não são cumulativas. Em outras palavras, se um ticket pula do estágio "aberto" para "fechado", não será obrigatório completar as propriedades dos estágios entre eles.
  • As propriedades que você configura para as mudanças do estágio do ticket valem para todo o seu portal do HubSpot.
  • Apenas usuários com acesso às configurações de administrador (admins) poderão atualizar estas configurações.

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