Como enviar lembrete automático de reunião pelo WhatsApp com HubSpot

Data

Por Angelo Públio - 21 de Novembro de 2019

*Angelo Públio é CEO e co-founder da NA5, a consultoria referência em integrações HubSpot no Brasil. 

 

A integração entre WhatsApp e HubSpot é uma uma das desejadas por empresas de todos os portes aqui no Brasil. No entanto, por existirem diferentes soluções para esta integração, eu percebo que ainda há no mercado muitas dúvidas sobre como ela funciona na prática e o que é possível fazer com ela. 

 

Por isso, eu resolvi escrever este artigo e demonstrar como o NA5 Conversas, a solução que nós desenvolvemos, pode potencializar toda a comunicação das empresas e dar real significado para a palavra Omnichannel.      

 

Mas, com as infinitas possibilidades de automações que essa integração permite, eu optei por mostrar como utilizar o WhatsApp e o recurso “Reuniões” da HubSpot para dar mais assistência aos seus leads, aumentar a produtividade dos vendedores e ainda reduzir a taxa de reuniões perdidas. 

 

Lembrando que para executar os passos a seguir, é preciso ter contratado algum dos módulo HubSpot (Sales Hub, Marketing Hub ou Service Hub) nos planos Professional ou Enterprise, assim como a solução NA5 Conversas e a API do WhatsApp Business (via Twilio). 

 

Então, vamos lá. Veja na prática como enviar lembretes automáticos de reunião pelo WhatsApp com HubSpot.

Primeiros passos

Quando um contato realiza um agendamento pelo HubSpot Reuniões (Meetings), automaticamente a propriedade (campo) do contato “Último envio da ferramenta de reuniões" é atualizada com o dia e horário do agendamento no formato de data.

 

Então, para criar uma automação com WhatsApp baseado nessa informação, você precisa selecionar o menu “Automações > Fluxo de Automação” e em seguida: na seção "Escolha o tipo" marque a opção "Centralize em uma propriedade de data”. Depois, faça uma pesquisa e selecione a propriedade "Último envio da ferramenta de reuniões".


durante-a-criacao-de-workflow-fluxo-de-trabalho-no-hubspot-escolha-o-tipo-crentralizado-por-data

 

Na tela seguinte é a vez de configurar o seu fluxo de trabalho.

 

Gatilho

Atenção, para definir corretamente o gatilho, você precisará combinar 2 critérios: 

  • O valor da prioridade "Último envio da ferramenta de reuniões" precisa ser conhecido.
  • O contato precisa ter concordado (opt-in) em receber notificações de solicitação dele por WhatsApp, de acordo com as normas do Facebook e também da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

 

gatilho-do-workflow-fluxo-de-trabalho-no-hubspot-para-envio-de-lembrete-de-reuniao-pelo-whatsapp

O passo seguinte é configurar as ações. Vamos lá? 

 

Ações

Como na primeira etapa da criação do fluxo você indicou que a automação é centralizado em um campo “data”, automaticamente serão inseridas duas ações no fluxo.

 

  1. A primeira ação indica o campo selecionado;
  2. Na segunda você define quando deseja realizar o disparo de WhatsApp com o lembrete de reunião. Em nosso exemplo abaixo, selecionamos para enviar o lembrete pelo WhatsApp às 9h00 do dia anterior à data da reunião.

 

acoes-do-workflow-fluxo-de-tralalho-no-hubspot-para-envio-de-lembrete-de-reuniao-pelo-whatsapp

 

Em seguida, basta inserir a ação "Enviar WhatsApp" e digitar a mensagem. Esta ação está disponível para os clientes do NA5 Conversas que tem a nossa integração (plugin) instalado em seu HubSpot.



exemplo-de-mensagem-para-ser-enviada-como-lembrete-de-reuniao-pelo-whatsapp-no-workflow-fluxo-de-trabalho-hubspot


Na mensagem, os campos indicados em laranja são "tokens", que personalizarão a mensagem de acordo com as informações de cada contato. 

 

E os "*" (asteriscos) inseridos na mensagem servem para indicar ao WhatsApp o que deve ficar em negrito no corpo da mensagem enviada.


exemplo-de-mensagem-com-lembrete-de-reuniao-enviada-pelo-whatsapp

 

Abaixo você pode conferir a visualização do fluxo completo para enviar lembrete automático de reunião pelo WhatsApp com HubSpot!

 

exemplo-de-workflow-fluxo-de-trabalho-para-lembrete-de-reuniao-pelo-whatsapp

 

Viu como é fácil aumentar a produtividade do seu time? Basta ter as ferramentas certas! Se quiser liberar todo o potencial da comunicação da sua empresa conte sempre com a NA5!

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