Uma situação que vejo constantemente ao auxiliar empresas que migram para o HubSpot CRM é replicarem no HubSpot os mesmos processos que estão habituadas a fazerem de forma manual ou em outros sistemas.
Um ponto importante que sempre procuro explicar é que a plataforma HubSpot combina metodologia com processos bem definidos. Ou seja, alguns campos existem e são importantes serem preenchidos porque influenciarão nas análises de resultados e na produtividade da equipe.
Por isso, a HubSpot oferece a HubSpot Academy, uma plataforma com uma série de cursos gratuitos que orientam os usuários HubSpot sobre as melhores práticas e como aplicá-las em sua plataforma.
Um exemplo disso é o campo (propriedade) "data de fechamento" existente nas oportunidades cadastradas no funil de vendas (pipeline de vendas). De acordo com a HubSpot, este campo deve indicar "o dia previsto para o fechamento do negócio ou no qual foi fechado".
☞ Basicamente: no HubSpot, quando você indica que uma oportunidade foi ganha ou perdida – e quando ela não tem uma data de fechamento –, o HubSpot altera tal data para o dia em que a oportunidade foi movida para uma dessas 2 etapas (win ou lost).
Dentro de um processo de previsão de vendas (forecast), a provável data de fechamento é utilizada para que os gestores, junto da equipe comercial, possam realizar essas análises corretamente. Por isso, é importante que essa data seja sempre informada (recomendo configurá-la como campo obrigatório).
Em algumas situações de migrações para o HubSpot, pode ser que essas informações de data não tenham sido preenchidas, então nestes casos é preciso dar uma conferida nisso fazendo o procedimento de normalização de base.
Eu sei que muitas vezes o(a) SDR/vendedor(a) acaba não captando tais informações nos primeiros contatos, então uma dica é: ele pode mencionar uma data futura ou checar se o cliente tem alguma previsão de mês de fechamento! Ao longo do processo comercial de cada oportunidade, ele(a) conseguirá atualizar essa data com mais exatidão.
Inclusive, em algumas empresas, se o prospect informar que essa data de fechamento está muito distante (por exemplo para daqui a 4 meses), essas oportunidades acabam nem sendo cadastradas, porque ela provavelmente não é vista como uma oportunidade “real”, então vale a pena observar esse fator também!
Uma vez que você tem a data de fechamento preenchido, você pode trabalhar a sua previsão de vendas da seguinte forma:
- Usando Filtros na visualização do Funil de Vendas (pipeline de vendas) acessando Menu Vendas -> Negócios.
- Usando Painéis (Dashboard), para uma visualização rápida, baseado em relatórios previamente configurados. Esses Painéis também podem ser agendados para serem enviados automaticamente por email (por exemplo, todo dia às 08:00 da manhã.
Abaixo estão alguns exemplos dessas visualizações:
Filtro no Funil de Vendas no formato de Tabela
Filtro no Funil de Vendas no formato de Quadro (kanban)
Configuração de um relatório que será disponibilizado como um Painel (Dashboard)
Exibição de um relatório como um Painel (Dashboard)
O processo de previsão de vendas é primordial na gestão do processo comercial e com o HubSpot esse acompanhamento fica muito rápido, tanto pelo gestor como também pelo próprio vendedor.
Se você tiver alguma dúvida em como configurar o seu HubSpot ou implementar o CRM em sua empresa, conte com os especialistas da NA5.
Forte abraço!
