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Como fazer a implementação do HubSpot (nosso checklist!)

Como fazer a implementação do HubSpot (nosso checklist!)

Confira a metodologia e checklist exclusivos da NA5 utilizados durante a implementação do HubSpot.

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Uma nova área está surgindo nas empresas — o departamento de RevOps —, responsável pelas operações de receita. Mas, enquanto as empresas não têm um profissional ou área deste departamento, existe uma pessoa da corporação que está à frente da implementação de um CRM, como a implementação da HubSpot.

A “receita de bolo” que os clientes amam

Na NA5, diariamente falamos com esses profissionais que desejam implementar esta plataforma.

Inclusive, existem situações que os próprios CEOs e donos das empresas nos procuram diretamente, mas também falamos com gerentes, heads e analistas, que podem ser dos mais distintos departamentos, como Marketing, Vendas, TI e suprimentos (compras).

À medida que as conversas avançam em nosso processo comercial, sempre nos perguntam sobre como é a “receita de bolo” de nossa implementação, que nossos clientes tanto amam.

Resolvemos compartilhar com você exatamente o que fazemos porque sabemos que existem empresas que não contratam nossa consultoria (seja por budget ou qualquer outro motivo), mas designa um profissional de sua equipe para executar essa missão, sem ao menos saber por onde começar.

Nós também sabemos que não é uma missão fácil, já que muitas empresas nos procuram para consertarmos implementações mal sucedidas, na tentativa de fazer em casa ou realizada por terceiros.

Por isso, nossa missão é entregar know-how em tecnologia e negócios através de conteúdos e serviços consultivos.

Quando iniciamos a implementar HubSpot (software americano) em 2014 também nos deparamos com dificuldades, já que tínhamos simultaneamente que levantar os processos dos clientes e adaptá-los à HubSpot; e também era preciso estabelecermos uma metodologia de implementação própria, para atender as necessidades e cultura das empresas brasileiras.

Então, ao longo de muitos anos de experiência, desenvolvemos este checklist, como parte das atividades da arquitetura de implementação da HubSpot em nossa ferramenta de gerenciamento de projeto.

Dois pontos são importantes antes de avançarmos:

  • A nossa implementação tem processos bem definidos e as soluções estão nas principais necessidades de cada um, portanto, ela é feita de forma personalizada e entregue sob medida.
  • A filosofia da nossa prestação de serviço de implementação HubSpot é ir além de um onboarding de HubSpot, ou seja: entregar a HubSpot com tudo pronto e funcionando (conforme o volume de horas e escopo contratados).

Sem mais delongas, agora é hora do show!

Confira nossa metodologia e checklist a seguir.

Metodologia NA5 de Implementação HubSpot

No primeiro momento o foco da NA5 é realizar entrevistas para ter a compreensão de como a empresa funciona, procurando entender os processos, quais obstáculos existem, as principais necessidades e quais deficiências estão enfrentando no âmbito atual.

Para as empresas que já tem seus problemas mapeados, mas não definiram um plano para resolvê-los, é realizado um diagnóstico e análise, para então apresentarmos uma solução e executá-la.

Quando os profissionais da empresa já sabem precisamente o que querem resolver, é feita uma releitura do “porquê”, “o quê” e “como” os módulos precisam ser configurados na HubSpot para que tais objetivos sejam atendidos, com base na experiência e aprendizado de nossos especialistas em implementação.

Assim, fazemos algumas "provocações" (questionamentos) e abrimos um diálogo sobre nossa perspectiva e sugestões para definirmos a melhor solução com base no equilíbrio entre a experiência do cliente e a know-how da NA5.

O objetivo final é claro: traçamos o caminho de como resolver seu problema da melhor maneira através da metodologia e ferramenta da HubSpot CRM.

Apresentaremos as possibilidades, entretanto, a decisão final sobre qual caminho seguir é sempre do cliente!

A implementação NA5 de HubSpot é baseada em “ganhos rápidos” (quick wins — oportunidades de melhoria nos processos, com fácil implementação e alto potencial de ganhos significativos em um curto espaço de tempo), por isso, a prioridade do projeto é feita baseada no que pode dar resultados mais rápidos para a empresa, executado a curto prazo, nas horas contratadas.

Checklist NA5 de implementação HubSpot

Abaixo estão os itens que precisam essencialmente fazer parte de sua implementação de HubSpot.

01. KPIs: entendendo os indicadores de performance e traçando as metas

As empresas geralmente não sabem exatamente o que querem medir.

É comum nos depararmos com heads que sabem os relatórios que desejam, mas não têm clareza nos resultados que querem atingir.

Por isso, entram os KPIs (Key Performance Indicator, ou seja, indicadores de desempenho) que são os valores que medem os resultados dos principais processos internos de uma empresa.

É através desses valores que configuramos as metas e objetivos de campanhas (e implementação) e performance dos usuários de vendas e atendimento.

02. Relatórios

Neste item levantamos os relatórios que a empresa quer acompanhar na HubSpot.

Geralmente as empresas já sabem o que querem e fornecem exemplos de relatórios extraídos de planilhas Excel ou de outros sistemas, como Tableau ou Power BI.

03. Informações a serem cadastradas na HubSpot

É necessário levantar as informações que podem ser cadastradas por input manual ou por integração com outro sistema.

Esta é uma etapa “nebulosa” da implementação porque os colaboradores da empresa inicialmente parecem saber as informações (campos) que usam atualmente (e precisam delas!), mas ao longo da implementação novos campos vão surgindo.

Neste passo, realizaremos o mapeamento dos campos (que são as propriedades do contato) para recolhimento de informações de cadastros, como os cadastros que são preenchidos pelos clientes em formulários, por exemplo.

Um ponto importante aqui é que existem alguns campos de seleção (única ou múltipla escolha), mas as empresas não têm tabulado quais são essas opções.

Mas não se preocupe, está tudo sob controle, nós estamos aqui para te orientar!

Em geral, nos baseamos nas respostas das seguintes perguntas para definirmos os campos (propriedades) que serão configuradas na HubSpot:

  • Quais são os campos que você precisa para criar um contato, empresa, oportunidade e tickets?
  • Quais são os campos que seus vendedores, atendentes, usuários precisam ver na HubSpot?
  • Quais são as visualizações que você deseja ter sobre contatos e oportunidades?

04. Definição do Funil de Vendas e pipeline de atendimento

O funil de vendas representa as etapas que as oportunidades (negócios) passam até o fechamento ou perda da venda.

No processo de atendimento, também existe um funil de atendimento para a gestão de tickets e chamados.

Neste item a HubSpot será configurado para ajudar na gestão e dia-a-dia dos usuários, realizando a parametrização dos estágios desses funis e das automações.

As automações podem ser para processos internos, como também de dentro para fora — exemplo: enviar um e-mail de follow up automático para o cliente.

Para configuração deste item, nos baseamos nas respostas das seguintes perguntas:

  • Quais são os campos obrigatórios que precisam ser preenchidos para mudar de fase/etapa?
  • Quais são as automações, comportamentos ou gatilhos que moverão as oportunidades/tickets para uma próxima fase, de forma automática?
  • Quais são os alertas — e respectivos intervalos entre eles — que desejam criar? Por exemplo: “Caso uma oportunidade fique 30 dias sem atividade realizada, envie um e-mail automático para o vendedor/supervisor para ele recuperar a movimentação”.

05. Implementação de Réguas de Relacionamento e Lead Scoring

Nesse item criamos um fluxograma com as Réguas de Relacionamento (automações) que desejam ser implementadas na HubSpot.

Existem dois caminhos que podem ser tomados:

Quando existe uma agência responsável pelo Marketing

O direcionamento é feito pela agência e o principal papel da NA5 é focar em implementar de acordo com esse direcionamento, auxiliando mutuamente a agência e cliente no entendimento da ferramenta da HubSpot, como: o ciclo de vida, lead status, canais de entrada dos dados e formulários.

Quando NÃO existe uma agência de marketing externa

A implementação do módulo Marketing Hub (Professional ou Enterprise), em função do número de atividades envolvidas, pode ser preferível ser tratado como um “projeto independente”.

As atividades que devem ser consideradas:

  • Criação do template de e-mail marketing e landing page seguindo o manual de identidade da marca;
  • Criação de campanha inicial, geralmente focada em captura ou nutrição de leads;
  • Criação dos anúncios pagos (Ads);
  • Criação do blog (contempla o layout, estrutura, categorias, importação de artigos do WordPress) e construção da estratégia de SEO (através do content cluster) utilizando os recursos nativos da HubSpot.
  • Integração com o site já existente (aplicando o código de rastreamento da HubSpot e incorporação de formulários HubSpot) ou migração/criação de novo site no CMS da HubSpot;
  • Criação de chatbots;
  • Criação dos diagramas de Réguas de Relacionamento e Jornada do Cliente. Importante: quando a empresa já tem as réguas que deseja implementar, nós fazemos uma releitura do diagrama, adaptado da forma como será implementado na HubSpot.

A maioria dos clientes prefere que a NA5 implemente 100% das réguas e no final ofereça um treinamento para poderem dar continuidade nos processos.

Entretanto, quando o cliente tem um orçamento apertado, ele nos contrata para implementamos apenas a régua mais importante/complexa. Muitas vezes, as próprias empresas implementam as outras Réguas por si, contando com nossa consultoria pós-implementação para ter um apoio e respostas nas dúvidas que ocasionalmente surgirem.

Passagem de bastão entre NA5 e o Cliente

Após a implementação, a NA5 realiza um treinamento final, focado em criação de relatórios customizados e criação de automações.

Assim, os profissionais da empresa que ficarão responsáveis pela HubSpot podem se capacitar nos recursos que consideramos como o “coração” e “cérebro” da HubSpot.

Os clientes também podem contratar a consultoria mensal de HubSpot da NA5 para realizarem melhorias contínuas e afinamento da estratégia.

O objetivo de realizarmos uma passagem de bastão é que a empresa dê continuidade ao nosso legado, transmitindo as orientações necessárias que os profissionais precisarão para ter sucesso e autonomia neste projeto da HubSpot recém-configurado e sob medida!

Agora que você sabe o que é necessário para implementar a HubSpot, sabemos que você pode voar longe. Para o alto e avante! 🚀

A NA5 é o parceiro HubSpot, referência no Brasil, especialista em médias e grandes empresas, atendendo clientes como Volvo, Bayer, Ambev, UOL Edtech e muito mais.

Este é o nosso segredo

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