Como e porque limpar sua base de contatos CRM HubSpot a cada novo intake

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Por Valentina Sales - 17 de Junho de 2019

Uma das perguntas que nós mais ouvimos ao conversar com os nossos clientes e outros usuários de ferramentas de marketing digital é: “como limpar sua base de contatos de olho nas próximas ações de marketing?”

Bem, vale lembrar que a maioria das ferramentas e plataformas como a HubSpot cobra pelo armazenamento de contatos, ou seja, não vale a pena ficar com contatos inativos ou que não possuem chance de conversão em novos negócios.

No caso das Universidades existem algumas especificidades do setor, por conta dos períodos de intakes; que tornam essa limpeza essencial. Quer saber quais são as melhores práticas para limpar sua base de contatos? Siga esses passos:

1. Identifique contatos que não reagem às suas mensagens ou e-mails suspeitos.

Para que pagar pelo armazenamento dos contatos de quem, tecnicamente, não existe? Pode começar com uma faxina básica, excluindo contatos que nunca reagiram aos seus emails, ou endereços que podem ser facilmente identificados como suspeitos.

2. Envie um e-mail para os contatos que não avançaram no funil.

Ao enviar essa mangem, uma recomendação é perguntar se há interesse em fazer a matrícula. Em caso negativo, não custa nada saber porque. Assim será possível seguir em contato com quem ainda não escolheu onde tirar o diploma. E, quem sabe, com a abordagem certa, conquistar quem está em dúvida.

3. Exporte esses contatos da base para um Excel, monte um histórico.

Os dados sobre os seus alunos são o ativo mais importante da sua instituição, por isso, ter um backup com registros antigos é uma ótima alternativa para quem, assim como eu, tem receio de perder informações relevantes. Exportar os dados para algumas planilhas de Excel podem fazer milagres pelo seu trabalho!

4. No final do ano, monte uma “régua de transferência” dos deals a serem conquistados.

Separe os deals que não se matricularam e desenvolva um trabalho para estimulá-los a migrarem para a sua universidade nos períodos em que as trocas de instituição normalmente acontecem: no começo do ano ou no meio.

Importante: ao levar seus contatos para o Excel, você perde todo o histórico e os relatórios individuais. Nesse caso, sugerimos que você também exporte todos os relatórios para guardar o histórico dessa comunicação.

Gostou das nossas dicas? Quer saber mais sobre o assunto? Pois saiba que nós estamos à sua disposição, é só entrar em contato.

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