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8 dicas para disparo de SMS de confirmação de agendamento e lembrete

8 dicas para disparo de SMS de confirmação de agendamento e lembrete

Veja 8 dicas de disparos de SMS em massa para tornar seus lembretes mais relevantes, memoráveis e, o mais importante, mais bem-sucedidos.

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Você sabia que empresas que trabalham com agendamento perdem entre 5% e 10% do tempo devido ao não comparecimento? As chamadas telefônicas já foram a forma tradicional de lembrar os clientes ou pacientes dos compromissos futuros, mas estão se tornando cada vez mais inviáveis para as empresas, já que são demorados e caros de manter. Já o disparo de SMS em massa tem sido visto como a solução ideal para lembretes já que é uma alternativa rápida, eficiente e barata.

A realidade é que as mensagens de texto oferecem uma oportunidade incomparável para as empresas em diversos setores, com uma taxa de abertura de 98% para seus contatos cadastrados.

Por isso, as mensagens de texto se tornaram o método preferido para o envio e recebimento de lembretes de compromissos.

Como você já deve imaginar, os lembretes de compromissos são cruciais para eliminar o não comparecimento ao seu negócio. 62% dos não comparecimentos ocorrem porque os clientes simplesmente se esquecem de suas reservas. Ao enviar um rápido lembrete por SMS, as empresas podem reduzir radicalmente o número de não comparecimentos que recebem.

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Benefícios de disparo de SMS de lembrete de compromissos

Os lembretes de compromissos por SMS apresentam mais sucesso, oferecem a você maior controle, mais envolvimento com seus clientes e uma série de outros benefícios.

  • Agende lembretes de compromissos com pouco esforço.
  • As informações da consulta podem ser salvas no telefone do cliente/paciente.
  • Ao enviar lembretes, você pode economizar tempo e dinheiro tanto para sua empresa e quanto para o cliente.
  • Um rápido SMS pode instantaneamente lembrar alguém de um lembrete de compromisso futuro.
  • É consideravelmente mais econômico do que utilizar um atendente da equipe cujos recursos poderiam ser melhor gastos em outras prioridades da empresa.
  • Encontrar maneiras de reduzir o não comparecimento é de importância fundamental para muitas empresas. A receita perdida e o impacto em outros clientes devido ao não comparecimento podem ser significativos.

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8 dicas para envio de lembrete de compromisso e agendamentos via SMS

Como realizar a reservas ou lembretes de compromissos com SMS é uma das dúvidas e necessidades mais comuns entre as empresas e negócios que desejam gerenciar esses processos através deste meio.

E para fazer isso, existem algumas opções: faça manualmente ou conte com uma integração na HubSpot para disparar automaticamente mensagens para você. Simples, não?

Com uma boa plataforma de envio de SMS, oferecer disparos de lembretes e/ou respostas automatizadas para situações de agendamento é apenas uma das aplicações do SMS para atendimento ao cliente.

Os lembretes de compromissos por SMS são simplesmente confirmações de um compromisso futuro entre sua empresa/cliente na forma de mensagens de texto. Com os recursos de software de agendamento de SMS da Plataforma NA5, você pode enviar uma mensagem de texto para o seu cliente como lembrete de compromisso.

No entanto, antes de começar a disparar lembretes de compromissos em sua empresa, você precisa garantir que suas mensagens sejam estruturadas e formatadas da maneira certa. 

Abaixo, discutiremos 8 dicas para tornar suas mensagens SMS mais atraentes, memoráveis e, o mais importante, mais bem-sucedidas.

1. Personalize seus lembretes

Em primeiro lugar, lembre-se de manter a pessoalidade. Chame o cliente pelo nome – geralmente pelo primeiro nome. Isso dependerá do seu tipo de negócio, é claro, já que a abordagem pode variar de um setor para outro. Em quase todos os casos, porém, mantê-lo pessoal com um lembrete amigável pode tornar as coisas menos formais e menos parecidas com uma mensagem marketing qualquer. Com as integrações de SMS da Plataforma NA5, você pode personalizar suas mensagens de texto.

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2. O timing é a chave para compromissos por SMS

Certifique-se de enviar sua mensagem de texto no momento certo. Se você enviar seu lembrete por SMS muito cedo, seu cliente provavelmente se esquecerá. Se você enviar tardiamente, pode impossibilitar o seu cliente de reagendar se ele não puder marcar a consulta e se esqueceu dela. Geralmente, vincule o tempo do lembrete à sua política de reprogramação de compromissos ou envie o lembrete 24 horas antes.

3. Simplicidade e eficácia

Resista à tentação de tornar suas mensagens de texto muito longas. Mantenha as coisas simples e eficazes. Inclua uma mensagem breve e personalizada que inclua o nome do seu cliente, bem como a data do compromisso. 

4. Facilite o reagendamento

Use lembretes de texto para simplificar o reagendamento – inclua um número de telefone ou endereço de e-mail especificamente para essa finalidade (certifique-se de explicar essa finalidade, é claro).

5. Saiba quando não enviar mensagem

Alguns dos lembretes de mensagens de texto mais eficazes são aqueles que você não envia. Os consumidores valorizam muito sua privacidade. Se você avisos de lembrete em excesso, você invadirá o espaço pessoal deles. Isso pode causar sérios problemas, inclusive manchar sua reputação. E você pode apostar que o cliente dificilmente cumprirá seu compromisso também. 

6. Confirme o que eles já sabem

Certifique-se de que o texto do lembrete inclui todas as informações que o cliente deve saber. Por exemplo, se você enviar lembretes sobre compromissos em um salão de beleza, algumas das informações pertinentes a serem incluídas podem ser:

Cor / corte
Nome da profissional
Hora / Local da consulta
Atualização sugerida

7. Faça também mensagens de cancelamento

Apesar de seus melhores esforços, você ainda terá alguns cancelamentos de consulta, e pode tirar vantagem disso via SMS. Se o seu cliente cancelar um compromisso, envie uma mensagem de texto confirmando o cancelamento. Você pode até automatizar esse processo com fluxos de trabalho de SMS para lembretes de compromissos dentro da HubSpot. Sugerimos fornecer outras datas para o retorno do seu cliente. Isso pode ajudar a transformar um cancelamento em um reagendamento.

8. Vincule a descontos

Embora você não deva exagerar com esse método, ele pode ajudar a diminuir as faltas e garantir que seus clientes apareçam em seus compromissos no horário. Basta juntar alguma economia financeira, como um cupom de 5-10% de desconto para marcar uma consulta é um grande incentivo para ajudar a encorajar seu cliente a comparecer a essa consulta. 

Use com moderação, mas pode fornecer uma tração significativa e melhorar seus resultados.

Aumente a eficácia do seu sistema

No final das contas, o envio de lembretes por SMS pode dar a você uma vantagem vital, reduzindo a incidência de não comparecimentos e cancelamentos de compromissos. 

Usando as dicas simples que cobrimos acima, você pode aumentar drasticamente a eficácia do seu sistema de lembretes, melhorar o atendimento e a satisfação do cliente e oferecer uma experiência geral melhorada. 

Trabalhar com um ideal provedor de integração de SMS é essencial – você precisa do sistema de SMS adequado para garantir que você seja capaz de alcançar seus clientes em tempo hábil, capaz de personalizar a experiência para cada indivíduo.

A Plataforma NA5 é a solução de envios de SMS para médias e grandes empresas, integrada à HubSpot.

É uma solução que veio para revolucionar o envio de SMS, ela permite disparar mensagens em massa, conversar melhor com os clientes, escalar o atendimento, gerar mais receita, entregar uma experiência maravilhosa para o cliente e agrega facilidade para quem está operando.

Com essa integração, todas as suas mensagens disparadas por SMS ficam armazenadas na timeline de cada contato que a recebeu no CRM da HubSpot. Além disso, você pode criar Réguas de Relacionamento diretamente nos Workflows da HubSpot e muito mais.

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